コラボレーション・ツールの基本的な必須事項はオンライン・コラボレーションのホストとマネージを行う能力である。会議への参加ユーザーには、何時、どのような役割で行うのか、どのようにセッションに接続するかを通知しなければならない。セキュリティを高めるためには、セッションのアクセスを得るためのユーザー名とパスワードを参加者に求めることが必要である。スケジュールされたセッションの通知が会議の準備を行うためにユーザーへ通常電子メールを用いてなされる。一般に一人のユーザーがセッションを管理し、議長（モデレーター）を務める。ユーザーの代表（ホスト）は参加者がセッションの中で使用するツールやデータへのアクセスのタイプを定義する。

　ユーザーは情報のビューイングや注釈のためのクライアント・ソフトウエアを必要とする。多くのシステムではクライアントを軽くするために、クライアントに送られる更新されたビューのモデルの操作はセッション・サーバー上で行う。あるシステムでは、効率的なネットワークの使用を可能にし、低帯域幅（モーデムの速度のような）でのインタラクティブ表示を行い、サーバーからクライアントへのすべてのデータのダウンロードを待つこと無しにオブジェクトのビューの変更をユーザーが行えるようにするストリーム・データを可能にしている。セッションの間、参加者は体系化された方法でアイデア、コメント、そして変更や修正を記録し交換できなければならない。会議環境は参加者が何をしているか、そしてどの順番なのかを記録できなければならない。これは後でセッションをレビューする際に、起きた事の順序をたどるために非常に重要なものである。

　コンピュータ・ベースの会議は、伝統的な電子メールシステム・ベースの討論が本質的にリニアであることと、大勢が同時に "話している" 時に混乱が発生し得るということに対して著しい優位性をもたらす。ヒエラルキーな（道筋を立てた）技術が体系化した多くのセッションの討論を援助する。多くの会議ツールが、マイクロソフトのNetMeetingのような無償製品から大規模な製品定義情報の組合せで同期コラボレーションをサポートするために最適化された固有な専用システムなど幅広く入手できる。ツールによってサポートできるユーザー数、共有できる情報の量、そしてＣＡＤやその他の複雑なデータ形式のサポートに制限を持っている。